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 DATENSCHUTZERKLÄRUNG 

1 - Verantwortlicher

entrafin GmbH 
Kölner Str. 30
50859 Köln-Lövenich
Telefon: +49 (0)2234 250870
E-Mail: info@entrafin.de

Vertretungsberechtigte Geschäftsführer: Christoph Bauer & Dr. Stefan Fenner
Siehe auch https://www.entrafin.de/impressum.html

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der entrafin GmbH ist unter o.g. Anschrift, z.H. Herrn Christoph Bauer, beziehungsweise unter datenschutz@entrafin.de erreichbar.

 

2 - Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und derer Verwendung

Wir verarbeiten die Daten unserer Kunden, Handelspartner, Interessenten sowie anderer Vertragspartner (nachfolgend bezeichnet als „Vertragspartner“) entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO, um ihnen gegenüber unsere vorvertraglichen bzw. vertraglichen Leistungen zu erbringen sowie zur Durchführung unserer Handelsgeschäfte mit unseren Vertragspartnern. Die hierbei verarbeiteten Daten, deren Art und Umfang sowie der Zweck und die Notwendigkeit ihrer Verarbeitung, bestimmen sich nach dem zugrundeliegenden Vertragsverhältnis. 

Zu den verarbeiteten Daten gehören:

  • Anrede, Vorname, Nachname 

  • eine gültige, geschäftliche E-Mail-Adresse
  • die geschäftliche Anschrift
  • Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
  • Die IP-Adresse, mit der die Registrierung erfolgt sowie die jeweils zuletzt verwendete IP-Adresse
  • Die Position innerhalb des Unternehmens
  • Informationen, die für das Zustandekommen und die Betreuung unserer Handelsverträge sowie zur Erbringung unserer vertraglichen Leistungen notwendig sind 


Die Erhebung dieser Daten erfolgt insbesondere

 um Sie als unseren Kunden identifizieren zu können 


  • zur Korrespondenz mit Ihnen 

  • zur Rechnungsstellung

  • um Handelsgeschäfte mit Ihnen bzw. mit von Ihnen benannten Unternehmen auf Basis unserer Handelsverträge anbahnen und abschließen zu können.

Darüber hinaus verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten im Rahmen unserer Verwaltungsaufgaben sowie der Organisation unseres Unternehmens, unserer Finanzbuchhaltung und der Befolgung der gesetzlichen Pflichten, wie z.B. der Archivierung. Hierbei verarbeiten wir dieselben Daten, die wir im Rahmen der Erbringung unserer vorvertraglichen und vertraglichen Leistungen sowie innerhalb unserer Handelsgeschäfte verarbeiten. Die Verarbeitungsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO.

Weiterhin verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten, um unser Geschäft wirtschaftlich zu betreiben, Markttendenzen erkennen und Marktforschung betreiben, Marketingmaßnahmen durchführen sowie Wünsche unserer Vertragspartner und Nutzer einschätzen zu können. Hierzu analysieren wir die uns vorliegenden Daten zu Handelsgeschäften, Verträgen, Anfragen, übrigen Geschäftsvorgängen etc. Wir verarbeiten dabei Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Bestandsdaten, Kommunikationsdaten, sowie Metadaten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO, wobei zu den betroffenen Personen unsere Vertragspartner, Interessenten, Kunden sowie Nutzer und Besucher unseres Onlineangebotes bzw. unseres Handelsportals gehören. 

Die Analysen dienen uns zur Steigerung der Nutzerfreundlichkeit, der Optimierung unseres Angebotes und der Betriebswirtschaftlichkeit. Die Analysen dienen alleine uns und werden nicht extern offenbart, sofern es sich nicht um anonyme Analysen mit zusammengefassten Werten handelt. Sofern derartige Analysen oder Profile personenbezogen sind, werden sie mit Kündigung der Nutzer gelöscht oder anonymisiert, sonst nach zwei Jahren ab Vertragsschluss. Im Übrigen werden die gesamtbetriebswirtschaftlichen Analysen und allgemeine Tendenzbestimmungen nach Möglichkeit anonym erstellt.

Im Rahmen der Inanspruchnahme unserer Onlinedienste sowie unseres Handelsportals, speichern wir die verwendeten IP-Adressen sowie den Zeitpunkt der jeweiliger Nutzung. Die Speicherung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, sowohl den Missbrauch, als auch eine unbefugte Nutzung unserer Onlinedienste bzw. unseres Handelsportals zu vermeiden. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer sie ist zur Verfolgung und Durchsetzung unserer Ansprüche gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO erforderlich oder es besteht hierzu eine gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO.

Darüber hinaus verarbeiten wir keine besondere Kategorien personenbezogener Daten, es sei  denn, dass diese Bestandteile einer von unseren Vertragspartnern beauftragten oder durch unsere Handelsgeschäfte zustande gekommenen Verarbeitung sind. 

Wir weisen auf die Erforderlichkeit der Angabe von personenbezogenen Daten hin, sofern dies für die Vertragspartner nicht evident ist. Eine Offenlegung an externe Personen oder Unternehmen erfolgt nur, wenn sie im Rahmen der Anbahnung und des Abschlusses von Handelsverträgen erforderlich ist. Bei der Verarbeitung der uns überlassenen Daten, handeln wir entsprechend den Weisungen der Auftraggeber sowie der gesetzlichen Vorgaben.

Die Löschung der Daten erfolgt, wenn die Daten zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Fürsorgepflichten sowie für den Umgang mit etwaigen Gewährleistungs- und vergleichbaren Pflichten nicht mehr erforderlich sind, wobei die Erforderlichkeit der Aufbewahrung der Daten alle drei Jahre überprüft wird; im Übrigen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

 

3 - Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte

Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO übermitteln wir unternehmensbezogene Daten, zu denen auch personenbezogene Daten gehören können, an die im Folgenden genannten Dritte zu den nachfolgend aufgeführten Zwecken:

  • an Versicherer, insbesondere Warenkreditversicherer zur Erzielung von Versicherungsdeckungen, die Grundlage unserer Handelsgeschäfte sind;
  • an Banken, Finanzinstitute, Finanzdienstleister sowie Finanzierungsgesellschaften aller Art, sofern hierzu ein berechtigtes Interesse besteht
  • an Auskunfteien zur Einholung von Bonitätsinformationen das jeweilige Unternehmen betreffend
  • an Vermittler, Vermittlungsplattformen sowie Finanzportale, sofern dies zur Einholung entsprechender Angebote, zur Abgabe von Angeboten, zur Korrespondenz oder aufgrund anderweitiger vertraglicher Beziehungen zu diesen erforderlich ist. 
  • an übrige bis hierhin nicht genannte Kooperationspartner, wenn dies zur Vertragserfüllung notwendig ist
  • an Finanzverwaltungen, Berater (wie z.B. Steuerberater), Wirtschaftsprüfer sowie weitere Gebührenstellen und Zahlungsdienstleister.

 

4 - Registrierfunktion

Nutzer können ein Nutzerkonto anlegen. Im Rahmen der Registrierung werden die erforderlichen Pflichtangaben den Nutzern mitgeteilt und auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zu Zwecken der Bereitstellung des Nutzerkontos verarbeitet. Zu den verarbeiteten Daten gehören insbesondere die Login-Informationen (Name, Passwort sowie eine E-Mailadresse). Die im Rahmen der Registrierung eingegebenen Daten werden für die Zwecke der Nutzung des Nutzerkontos und dessen Zwecks verwendet. 

Die Nutzer können über Informationen, die für deren Nutzerkonto relevant sind, wie z.B. technische Änderungen, per E-Mail informiert werden. Wenn Nutzer ihr Nutzerkonto gekündigt haben, werden deren Daten im Hinblick auf das Nutzerkonto, vorbehaltlich einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, gelöscht. Es obliegt den Nutzern, ihre Daten bei erfolgter Kündigung vor dem Vertragsende zu sichern. Wir sind berechtigt, sämtliche während der Vertragsdauer gespeicherten Daten des Nutzers unwiederbringlich zu löschen.

Im Rahmen der Inanspruchnahme unserer Registrierungs- und Anmeldefunktionen sowie der Nutzung des Nutzerkontos, speichern wird die IP-Adresse und den Zeitpunkt der jeweiligen Nutzerhandlung. Die Speicherung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, als auch der Nutzer an Schutz vor Missbrauch und sonstiger unbefugter Nutzung. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer sie ist zur Verfolgung unserer Ansprüche erforderlich oder es besteht hierzu besteht eine gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die IP-Adressen werden spätestens nach 7 Tagen anonymisiert oder gelöscht.

 

5 - Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via sozialer Medien) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet. Die Angaben der Nutzer können in einem Customer-Relationship-Management System ("CRM System") oder vergleichbarer Anfragenorganisation gespeichert werden.

Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind. Wir überprüfen die Erforderlichkeit alle zwei Jahre; Ferner gelten die gesetzlichen Archivierungspflichten.

 

6 - Hosting und E-Mail-Versand

Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen uns für folgende Zwecke: der Bereitstellung von Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, E-Mail-Versand, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen. 

Hierbei verarbeiten wir, bzw. unser Hostinganbieter Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Vertragspartnern, Nutzern, Kunden, Interessenten und Besuchern dieses Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung dieses Onlineangebotes gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 28 DSGVO (Abschluss Auftragsverarbeitungsvertrag).

 

7 - Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles

Wir, bzw. unser Hostinganbieter, erhebt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören 

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Name und URL der abgerufenen Datei
  • Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
  • verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners, sowie der Name Ihres Access-Provider

Die genannten Daten werden für die Dauer der Existenz der Webseite gespeichert. Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseite und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Eine weitergehende Speicherung kann im Einzelfall dann erfolgen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

 

8 - Onlinepräsenzen in sozialen Medien

Wir unterhalten Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und Plattformen, um mit den dort aktiven Kunden, Interessenten und Nutzern kommunizieren und sie dort über unsere Leistungen informieren zu können. Beim Aufruf der jeweiligen Netzwerke und Plattformen gelten die Geschäftsbedingungen und die Datenverarbeitungsrichtlinien deren jeweiligen Betreiber. 

Soweit nicht anders im Rahmen unserer Hinweise zur Datenverarbeitung angegeben ist, verarbeiten wir die Daten der Nutzer, sofern diese mit uns innerhalb der sozialen Netzwerke und Plattformen kommunizieren, z.B. uns Nachrichten zusenden.

 

9 - Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, 

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen; 

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen; 

  • gemäß Art. 15 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder das Vervollständigen Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen; 

  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist; 
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtsmäßig ist, Sie deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und 
  • gemäß Art.77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Gesellschaftssitzes wenden.

 

10 - Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21
DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruch Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@entrafin.de

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